2019-08講師辦圖網(wǎng)設計部實 用 公 文 寫 作規(guī)范 簡潔 流暢

目錄公文的基本介紹1常用公文寫作要領2公文寫作解決方案3公文寫作的常見問題4

1Part公文的基本介紹公文的含義、特點及作用公文的重要性公文的基本原則公文的種類及行文規(guī)則

公文的含義、特點及作用公文是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，用于行 政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文書。1、指導工作，傳達意圖2、聯(lián)系工作，交流情況公文的五大特點政策性和權威性規(guī)范性和約束性針對性和指導性程序性和嚴密性對應性和定向性公文的作用3、請示工作，答復問題4、總結工作，推廣經驗5、記載工作，積累史料

公文的基本原則公文的四個基本原則1、實事求是原則發(fā)文要務實，要根據(jù)實際需要發(fā)文辦文要切實，要細化辦文規(guī)范擬文要樸實，文字要簡煉精確2、準確規(guī)范原則認真把好公文的質量關認真把好公文的程序關認真把好公文出入關

公文的基本原則公文的四個基本原則3、精簡高效原則堅持少而精的標準堅持快而好標準4、安全保密原則確保公文使用和傳遞安全確保公文保管安全確保公文銷毀安全

公文的重要性1公文是企業(yè)實現(xiàn)管理職能的重要途徑2公文是體現(xiàn)企業(yè)形象的重要手段3公文是員工履行崗位職責的重要工具4公文是衡量員工綜合素質的重要標尺

公文的種類及行文規(guī)則公文種類很多，常見的有15個文種：決議命令決定公報公告通告通知通報報告意見請示批復議案函會議記要

公文的種類及行文規(guī)則行文關系上行文平行文下行文泛行文下級單位向上級單位的發(fā)文。 如：請示、報告等平級單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文。如：通知、函等上級單位向下級單位的發(fā)文。如：命令、決定、決議、指示、通報、通知、批復等面向全社會、沒有特定的主送機關的行文，如公告、通告等。

2Part常用公文寫作要領一、請示的寫法 四、報告的寫法 二、通知的寫法五、函的寫法三、通報的寫法六、會議紀要的寫法

一、請示的寫法請 示妥否，請批示標題主體下級向上級請求指示、批準（上行文）。請示請示的結構１、標題：事由＋文種（關于***的請示）２、主體：（１）起因（２）事項（３）提出處理意見 ３、結尾用“妥否，請批示”

1“理由”部分簡明扼要2主要內容在正文中表述3要有傾向性意見，且具可操作性4一事一請示、不越級、不多頭請示、請批對應5送往政府部門的請示要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話6請示和報告有本質上的區(qū)別一、請示的寫法請 示應注意的事項

一、請示的寫法XX煤炭運銷集團古交福昌煤業(yè)有限公司 關于主斜井施工聯(lián)絡巷與副斜井對打施工的請示能源投資開發(fā)有限公司： 為加快礦建進度，福昌煤業(yè)根據(jù)實際情況，擬采取從主斜井施工聯(lián)絡巷與副斜井對打施工方案，這樣將最少縮短礦建周期3個月以上。 妥否，請批示。 XX煤炭運銷集團古交福昌煤業(yè)有限公司 2018年5月16日

二、通知的寫法適用于公司批轉至下級公司和有關部門的公文，轉發(fā)上級單位的公文；傳達要求下級公司和有關部門辦理的需要周知或者執(zhí)行的事項；人事任免等。通知通知的分類1、批轉性通知2、轉發(fā)性通知5、一般性通知6、事務性通知3、印發(fā)性通知4、指示性通知7、會議性通知8、任免性通知主要特點1、適用范圍廣、適用性強、形式靈活2、適用頻率高3、專項性強

二、通知的寫法通 知特此通知標題正文意盡言止，不單寫結束語。在前言和主體之間，如未用“特通知如下”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。再次明確主題的段落描寫通知的格式一、標題：制發(fā)機關＋事由＋通知二、正文：通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經××批準，現(xiàn)將××，具體規(guī)定通知如下。通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。三、結尾（三種寫法）

二、通知的寫法XX煤炭運銷集團古交福昌煤業(yè)有限公司關于轉發(fā)集團公司《關于厲行節(jié)儉反對浪費的六條規(guī)定》的通 知各煤業(yè)公司，機關各部室： 為積極貫徹中央《八項規(guī)定》、《六項禁令》，以及省委、省政府有關壓縮公務費用開支的規(guī)定，集團公司特制定《關于厲行節(jié)儉反對浪費的六條規(guī)定》，現(xiàn)轉發(fā)你們，請認真學習貫徹，嚴格遵照執(zhí)行。XX煤炭運銷集團古交福昌煤業(yè)有限公司 2018年5月16日轉發(fā)性通知

三、通報的寫法通 報標題開頭＋主體＋結尾適用于向下級部門傳達信息（下行文）。一般分為表彰性通報和批評性通報。通報通報的格式1、標題：事由＋文種2、主送部門3、正文：開頭＋主體＋結尾主送部門通報應具備的幾個要素1、引言部分2、事實部分3、分析處理部分4、號召要求部分

三、通報的寫法關于批評一班組不參加安全法規(guī)培訓的通報?公司各部門、機關：? 近年來，我公司在加快企業(yè)建設發(fā)展，始終把安全生產工作放在首位，專門舉辦了安全管理知識培訓，但一班組在培訓期間思想態(tài)度散漫，不重視安全法規(guī)學習，多次不參加安全法規(guī)培訓，為教育本人、提高意識，現(xiàn)將有關事項通報如下：?根據(jù)《XX鋼鐵公司安全工作管理條例》第十條第二款，給予一班組成員通報批評之處分?希望廣大干部職工高度重視，以此為警告，轉變觀念，積極參加培訓，使本公司安全工作取得長足進步。XX煤炭運銷集團古交福昌煤業(yè)有限公司 2018年5月16日

四、報告的寫法報 告標題正文＋落款＋成文日期主送機關適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。報告特點1、廣泛性，適用范圍廣泛2、陳述性，內容以陳述為主3、單向性，下級機關向上級機關單向文4、事后性，“事前請示、事后報告”結構標題+主送機關+正文+落款+成文日期

四、報告的寫法匯報工作報告：匯報例行工作，成績經驗，問題教訓，今后打算，上級交辦的事項完成情況等；反映情況報告：報告特殊、重大、突發(fā)事件等； 答復詢問報告：被動行文，答復上級機關詢問事項。報告的類型1、標題：發(fā)文機關+事由+文種主送機關：有隸屬關系的上級領導機關或上級業(yè)務主管部門。2、正文：發(fā)文緣由：寫明報告的意義、背景或根據(jù)。報告事項：匯報工作報告：例行工作，成績經驗，問題教訓，上級交辦的事項的完成情況，進度等；反映情況報告：事件的原因、經過、結果、性質和建議等；答復詢問報告：答題式的回復，問什么答什么。3、結尾：今后工作的意見；對事件原因的總結報告的寫法

四、報告的寫法

五、函的寫法函標題開頭＋主體＋結尾部門+年份+數(shù)字 適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項（平行文）。函函的格式1、標題：事由＋文種 如：“**公司關于調用辦公物資的聯(lián)系函”2、函件編號（部門+年份+數(shù)字 ）3、正文：開頭＋主體＋結尾

五、函的寫法適用范圍及分類１、適用于不相隸屬單位之間商洽工作（商洽函）２、適用于同單位各部門之間工作聯(lián)系（聯(lián)系函）３、詢問或答復問題　（問答函）函的要求1、對于同級單位，大膽用函。 2、根據(jù)不同的收文單位和要辦的事情，采用不同的語氣和結尾方式。3、商洽函和問答函必須有回復函，并在其中注明原函編號（如：貴公司******號函已收悉，現(xiàn)答復如下）。

五、函的寫法XXXXXX公司關于對新員工開展技能培訓的商洽函****大學：我公司最近招聘了20名新員工，為了使其能夠盡快勝任工作，將在近期對新員工進行物探專業(yè)技能培訓。但我公司缺乏授課培訓的經驗，特邀請貴院校培訓導師來我公司開展培訓工作。培訓安排如下：一、培訓內容：物探勘查基本知識二、培訓時間：定于2012年9月10日—12日，訓期3天。三、培訓地點：*****公司辦公樓三層會議室。聯(lián)系人：***公司聯(lián)系電話：0351-51***** 136********（*經理）特此函詢，盼盡速回音。編號：DC20120012013年4月10日

六、會議紀要的寫法會議紀要標題主體用于記載會議主要情況和議定事項。會議紀要標題主要反映會議的性質和范疇。1、會議名稱+會議紀要（例行會議）如: **公司月度總結會會議紀要2、關于***問題+會議紀要（專項會議）如: 關于協(xié)調**公司開業(yè)慶典事宜的會議紀要導言

六、會議紀要的寫法時 間：**年*月*日下午14：30分地 點：公司辦公樓一層會議室主 持：***出 席：*** *** *** *** *** ***缺 席：*** ***記 錄：***主要內容：總結本月工作情況，計劃下月工作安排。詳細如下：導言主要用于概述會議基本情況。其內容一般包括標題、時間、地點、主持、出席、缺席、記錄和主要內容等。**公司月度總結會會議紀要

六、會議紀要的寫法主體這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。1、重點將會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理清楚，簡明扼要。不要把會議紀要寫成會議記錄。2、要正確地集中會議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀要。會議沒討論的不得寫入會議紀要。3、會議紀要用“會議”作主語，即 “會議聽取了”、“會議討論了” 、“會議認為”、“會議確定”、“會議指出”、 “會議強調”等。4、會議紀要須以第三人稱的語氣來擬寫。5、會議紀要沒有落款。

3Part公文寫作解決方案確立為別人而寫的原則注意邏輯、順序掌握公文寫作的“三步曲”緊湊連貫、力求簡潔層次分明、不重復公文格式具體要求

一、確立為別人而寫的原則擬文的直接目標是“四好”：好讀、好懂、好記、好執(zhí)行讓你自己明白很重要，但讓讀者明白更重要公文“四宜”：宜短、宜實、宜準、宜平和

二、掌握公文寫作的“三步曲”交代發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進行鋪墊。宜開門見山、簡短利落。闡明具體觀點、敘述具體事項、提出具體要求。宜多費筆墨、重點對待。宜寥寥幾筆、謹慎用字。開頭主體結尾

三、層次分明、不重復段落之間分界清晰，一個段落重點闡述一個方面，提行后闡述另一個方面，但各個段落之間必須是圍繞一個中心觀點展開論證，也就是文章的中心思想。每個問題只在文章中講述一次，且講透，不在其它地方再講。不重復原則：層次分明：

四、注意邏輯、順序表述符合邏輯要求和一般人的思維習慣采用直敘法，不要用倒敘法和插敘法注意相互依存關系有一必有二 有先必有后邏輯順序四有有好必有壞 有內必有外思想在先，行動在后原因在先，結果在后綜合在先，具體在后鋪墊在前，運用在后八先八后大事在先，小事在后優(yōu)點在先，缺點在后上級在先，下級在后別人在先，自己在后

不犯語法錯誤五、注意語法、緊湊連貫、力求簡潔主語、謂語、賓語齊全正確運用標點符號不要把日常生活中的表達方式運用到公文表達中來緊湊連貫能用一句話表達清楚的，絕不用兩句話盡量用一個主語把后面的語言串起來語句、段落之間要有連貫性力求簡潔一份公文只解決一個問題“復文”切忌不厭其煩地引述“來文”在報告和請示中，不要向上級大講方針政策盡量用簡短的句子準確明了標題要高度概括全文主旨內容復雜、篇幅較長的公文，正文要分段描述直接表述事由或要求，不要轉彎抹角觀點明確，不要用模棱兩可、易生歧義的詞句

六、公文格式具體要求版面：天頭（上白邊）為37mm，訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸為156225mm。無頁眉無頁腳頁碼：普通阿拉伯數(shù)字、頁面底端右側標題字體：宋體二號字加粗正文字體：仿宋_GB2312三號字 段落格式：單倍行距，提行空兩格行數(shù)：每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。頁面設置正文格式

六、公文格式具體要求第一層 一、 二、 三 、 第二層 （一）（二）（三） 第三層 1、 2、 3、 第四層 （1） （2） （3）第五層 ① ② ③序號的運用公文標題、引用文件名中有日期的，必須用阿拉伯數(shù)字；公文最后的落款日期必須用阿拉拍數(shù)字（如：2018年9月10日）；正文中凡涉及到日期、數(shù)字等一律只能用阿拉拍數(shù)字。數(shù)字的用法

幾點心得公文寫作，簡明扼要很重要，要加強這種功力的修煉。語言忌夸張。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修飾”的語言境界，夸張的修飾是寫作文，不是寫公文。掌握格式是有效途徑。標題的草擬很重要。標題要與正文相一致，一目了然。要學會用分列項式起草公文。學會用序號區(qū)分。一件事一段文字，邏輯要清楚，忌混亂。文字是行政人員的職業(yè)工具，公文寫作水平是衡量一名行政人員業(yè)務能力高低的重要標尺。希望各位引起重視、勤學苦練、提高公文質量，維護企業(yè)形象。

4Part公文寫作的常見問題公文寫作的一般要求公文寫作中容易出現(xiàn)的問題

一、公文寫作的一般要求1、正確選用文種，體式規(guī)范2、標題準確反映全文的主題3、觀點明確，闡述清楚，邏輯關系明了4、簡明扼要，直書不曲5、表述緊湊嚴密6、用語莊重平實7、概念穩(wěn)定8、用語要禮貌得體9、正確運用標點符號10、準確計算公文寫作的一般要求

語言重復、啰嗦 二、 公文寫作中容易出現(xiàn)的問題1經公司領導批準同意2016年5月25日~5月31日 下午18：45分事故發(fā)生后，公司總部高度重視這次事故，接報事故后，立即----。工作人員24小時夜以繼日輪班作業(yè)。 ………詞序、語序不當2關于部分三、四號線施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應商的材料款問題，請建設總部抓緊給相關施工單位發(fā)文，限期要求解決。修改：關于三、四號線部分施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應商的材料款問題，請建設總部抓緊給相關施工單位發(fā)文，要求限期解決。****工程是***市委、市政府及廣大市民備受關注的大型市政工程。修改：****工程是備受***市委、市政府及廣大市民關注的大型市政工程。

二、 公文寫作中容易出現(xiàn)的問題詞義混淆3詞義：制定——制作、定出。公文中習慣用在較大場合。舉例：黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總任務和政治路線。詞義：制訂——制作、訂立。公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立。舉例：公司制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。制定制訂和——表示兩者都是，是并列關系。與——表示兩者對立，是平等關系?；颉硎緝烧咂湟?，是選擇關系。舉例：集團公司舉辦的籃球賽經過兩天的激烈攫奪，A公司和B公司一起進入了準決賽，明天，A公司與B公司將展開爭奪決賽權的較量，屆時，A公司或B公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。和與或

二、 公文寫作中容易出現(xiàn)的問題詞語搭配不當4借閱人必須履行檔案借閱登記制度分析：履行對應的是義務、職責、承諾等，否則詞不達意修改：借閱人必須遵守檔案借閱登記制度為杜絕管理漏洞分析：杜絕對應的是動詞，而不是名詞，管理漏洞屬名詞修改：為杜絕管理出現(xiàn)漏洞 為杜絕此類情況的發(fā)生嫌疑人應為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年所為 分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是應為，賓語卻是本地青年所為。修改：嫌疑人應為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年 案件應為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年所為

二、 公文寫作中容易出現(xiàn)的問題邏輯混亂5**公司領導： **年*月*日，我公司向**公司呈報了《關于**的請示》，在請示中，王總提出了有關要求，請答復。修改**年*月*日，我公司向**公司呈報了《關于**的請示》，在請示中，王總提出了相關意見，妥否，請批示?？偛恳筇岣弋a品的折扣優(yōu)惠度，建議從7折提高到9折。修改總部要求產品的折扣優(yōu)惠幅度從7折降低到9折。

二、 公文寫作中容易出現(xiàn)的問題邏輯混亂5孤本、秘密檔案不予借閱；確需借閱的，須在指定時間內歸還。修改孤本、秘密檔案原則上不予借閱；如因特殊情況確需借閱的，須在指定時間內歸還。**年上半年，我公司共組織培訓30次，其中：總公司培訓5次，企業(yè)培訓19次。修改**年上半年，我公司共組織培訓30次，其中：總公司培訓5次，企業(yè)培訓19次，其它培訓6次。

二、 公文寫作中容易出現(xiàn)的問題附件格式不當6若公文附有附件資料，而公文內容中又有涉及附件內容，應備注說明，如：詳細情況見附件1。若公文附有附件資料，應在公文最后加上附件名稱，如有多份附件，應當逐個列示，格式如下：附件：1、《關于*********的辦法》 2、《關于*********的通知》 3、《關于*********的方案》

辦圖網(wǎng)設計部2019年10月29日